¡Por supuesto! Preparar un tutorial de Contabilidad para un país específico es fundamental, ya que las regulaciones fiscales son la clave.
Aquí tienes un tutorial detallado para el uso del módulo de Contabilidad de Odoo en Ecuador, enfocado en los procesos y requerimientos del SRI.
Tutorial: Gestión Contable en Odoo para Ecuador (Normativa SRI)
Bienvenido a esta guía sobre el módulo de Contabilidad de Odoo, adaptada específicamente para las regulaciones de Ecuador. Aprenderás a manejar tus operaciones diarias, desde la facturación hasta la gestión de retenciones, asegurando el cumplimiento con el SRI.
Objetivo: Al finalizar este tutorial, podrás:
Configurar los datos básicos de tu empresa.
Emitir facturas de venta válidas para el SRI.
Registrar facturas de compra (gastos) de tus proveedores.
Gestionar correctamente las retenciones (tanto las que te aplican tus clientes como las que tú aplicas a tus proveedores).
Entender qué reportes clave genera Odoo para tus declaraciones.
Parte 1: Configuración Inicial Clave
Antes de registrar cualquier transacción, es crucial que tu sistema esté bien configurado.
Instalar la Localización Ecuatoriana:
Ve a Aplicaciones.
Busca e instala el módulo "Localización Contable Ecuatoriana" (el nombre puede ser l10n_ec). Este módulo instala el plan de cuentas, los impuestos (IVA, ICE), los tipos de comprobantes y la estructura para las retenciones.
Configurar los Datos de tu Compañía:
Ve a Ajustes > Compañías y selecciona la tuya.
Asegúrate de rellenar los siguientes campos:
RUC: Tu número de RUC.
Razón Social: El nombre legal de tu empresa.
Dirección, Teléfono, Correo: Datos de contacto.
En la pestaña de Contabilidad, marca la casilla "Obligado a llevar Contabilidad" si aplica.
Configurar los Diarios Contables:
Un diario representa un tipo de transacción (Ventas, Compras, Banco, etc.).
Ve a Contabilidad > Configuración > Diarios.
Selecciona tu diario de Ventas. En la pestaña "Configuración Avanzada", debes registrar los Números de Autorización del SRI para tus facturas. Aquí es donde Odoo tomará la secuencia 001-001-XXXXXXXXX para tus facturas emitidas.
Parte 2: Cuentas por Cobrar (Flujo de Ventas)
Aquí veremos cómo facturar a tus clientes y cómo registrar los pagos, incluyendo las retenciones que ellos te aplican.
Crear una Factura de Venta:
Ve a Contabilidad > Clientes > Facturas y haz clic en "Nuevo".
Cliente: Elige tu cliente. Asegúrate de que su ficha de contacto tenga el RUC/Cédula correcto.
Fecha de la factura: La fecha de emisión.
Tipo de Comprobante: Selecciona "Factura".
Líneas de la factura: Añade los productos/servicios vendidos, especificando la cantidad, el precio y el impuesto correspondiente (IVA 12%, 0%, etc.).
Haz clic en "Confirmar". La factura pasará de "Borrador" a "Publicado" y tomará un número de secuencia válido.
Registrar el Pago y la Retención del Cliente: Un cliente te paga, pero te retiene una parte. Por ejemplo, en una factura de $112 ($100 + $12 IVA), te paga $109 y te entrega un comprobante de retención por $3.
Paso A: Registrar el pago recibido.
Abre la factura publicada y haz clic en "Registrar pago".
En Importe, pon la cantidad que realmente ingresó a tu banco (en el ejemplo, $109).
Selecciona el Diario (Banco, Caja) y crea el pago. La factura quedará "Parcialmente pagada".
Paso B: Registrar la retención que te aplicó el cliente.
Ve a Contabilidad > Clientes > Retenciones.
Crea una nueva retención.
Cliente: El mismo de la factura.
Número: El número del comprobante de retención que te entregó el cliente.
En la pestaña "Impuestos de la retención", añade las líneas correspondientes. Por ejemplo:
Impuesto: Busca el código de retención de la fuente que te aplicaron (ej: 343 - Honorarios Profesionales).
Base Imponible: La base sobre la cual se calculó la retención (en el ejemplo, $100). Odoo calculará el valor retenido.
Guarda y confirma la retención.
Finalmente, ve a la factura, y en el campo de la retención, asocia la que acabas de crear. Esto conciliará el saldo pendiente y la factura cambiará su estado a "Pagado".
Parte 3: Cuentas por Pagar (Flujo de Compras)
Ahora, el proceso inverso: registrar una factura de un proveedor y aplicarle la retención correspondiente.
Registrar una Factura de Proveedor:
Ve a Contabilidad > Proveedores > Facturas y haz clic en "Nuevo".
Proveedor: Elige al proveedor (asegúrate de que tenga su RUC).
Número de factura: Ingresa el número de la factura que te dio tu proveedor (ej. 001-002-00054879).
Fecha de la factura: La fecha del documento del proveedor.
Autorización: Ingresa el número de autorización del SRI de la factura de tu proveedor. ¡Este campo es vital para el ATS!
Añade los productos/servicios comprados y sus impuestos.
Confirma la factura.
Generar la Retención y Pagar el Saldo:
Abre la factura de proveedor confirmada.
Haz clic en el botón "Añadir Retención" (o similar).
Odoo te sugerirá automáticamente los impuestos a retener (IVA e Impuesto a la Renta) según la configuración del proveedor y los productos. Verifica que sean correctos.
Confirma la retención. Odoo generará tu Comprobante de Retención Electrónico con su propia secuencia, listo para ser enviado al proveedor y al SRI.
Ahora, registra el pago. Haz clic en "Registrar pago". Odoo automáticamente te propondrá pagar el saldo restante (Total de la Factura - Total Retenido).
Crea el pago. La factura de proveedor quedará en estado "Pagado".
Parte 4: Reportes Clave para el SRI
Si has ingresado todos los datos correctamente (RUCs, autorizaciones, números de comprobante), generar los reportes es muy sencillo.
Anexo Transaccional Simplificado (ATS):
Ve a Contabilidad > Informes > Informes de Ecuador > Anexo Transaccional Simplificado (ATS).
Selecciona el período (mes y año) que deseas declarar.
Odoo generará el reporte con todas las ventas, compras, y retenciones. Puedes descargarlo como archivo XML, que es el formato que se sube directamente en la plataforma del SRI.
Formularios 103 (Retenciones) y 104 (IVA):
Odoo también ofrece reportes que sirven como un borrador o base para llenar estos formularios.
Los encontrarás en Contabilidad > Informes > Informes de Ecuador. Te darán los totales de bases imponibles y valores de impuestos/retenciones, facilitando enormemente tu declaración mensual.
¡Felicidades! Ahora conoces el flujo contable completo en Odoo para cumplir con las normativas de Ecuador. La clave del éxito es ser ordenado y riguroso al ingresar los datos de cada transacción.